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售后人员在知识库里测试设备保养问题，回答步骤与当前维修手册对不上。追查来源后，系统调用的是历史手册中的旧切片；新版文件虽然已经上传，旧资料仍处于可检索状态。此时继续修改提示词没有用，内容负责人需要把回答记录、手册版本和适用产品放在同一条核对链上。
问题记录至少要保存 question_id、answer_id、回答时间，以及检索返回的 doc_id、page、chunk_id。售后工程师用 doc_id 回到资料台账，核对手册版本、适用型号、序列范围、生效日期和当前状态。文件名里的“新版”或“最终版”不能充当版本依据，知识库应读取企业已经确认的文档编号。
资料台账还要写明产品主键、铭牌型号、销售简称和内部物料号之间的映射。客户只提供简称时，系统先找到产品主键，再按适用范围筛手册。型号无法确认时，回答应要求补充铭牌信息，并把需要拆机、电气检查或安全判断的问题转给售后工程师。
切片入库时，系统要把 doc_id、revision、product_id、serial_scope、section、effective_status 写进每段元数据。适用型号若只出现在章节首页，拆分后的操作步骤就失去边界。内容人员应抽查切片详情，确认每段都能返回原文件、页码和章节，而非只保留一段动作文字。
历史手册仍可能服务早期设备，可以保留在归档集合中。默认售后问答只检索“生效”状态；客户明确提供历史型号或序列范围后，系统才进入对应归档集合。新手册发布时，文档负责人先把它标为“待验收”，完成切片和索引后再切换为“生效”，旧版同时改为“归档”。
客服界面应显示本次回答引用的手册名称、版本和适用型号，并保留打开原页的入口。客服发现步骤与设备铭牌不符时，可以直接提交 answer_id 和产品主键，内容负责人据此冻结对应文档，不必从聊天截图反推来源。对外回答可隐藏内部目录，但不能去掉版本依据。
后台显示上传成功，只能说明文件已经接收。技术人员还要检查切片数量、索引任务状态、删除队列和缓存版本，并用旧手册中的特征语句查询一次。旧切片仍出现在默认结果时，先暂停相关自动回答，保留 answer_id 与检索日志，再处理残留索引。
发布测试可分为三组：当前型号、历史型号、缺少型号。每组记录输入问题、预期 doc_id、实际 doc_id、引用页码和人工复核人。当前型号只能命中生效手册；历史型号应进入明确的归档范围；信息不足时，系统应先追问型号。测试问题要围绕两版手册存在差异的部件位置、耗材编号或操作条件，才能验证筛选是否真正生效。
工程部门换版手册后，文档负责人应同步更新资料台账、知识库状态和型号映射。发布记录写清新旧 doc_id、切换时间、验收人和回退条件，出现异常时才能恢复上一套有效索引。售后抽查发现旧步骤后，按 answer_id 定位来源，确认问题出在字段、切片还是索引状态。来源和适用范围经人工核对后，回答才能恢复到面向客户的售后回复中。
