样品寄送页划清费用与运输交接边界

采购人员申请样品时，往往同时要解决样品费、国际运费和收货后的异常处理。样品页面若只留下“可寄样”一句话，销售仍要逐封邮件解释费用由谁承担、何时交给承运人，以及运输破损后由哪个岗位接手。

外贸样品寄送页面应按样品类型写明计费项目、付款节点、包装方式和运输交接点，并把可变条件留给单次样品报价或双方书面约定。页面可以说明申请流程，却不能替代具体报价、承运单据和目的地清关要求；样品送达也不等于客户已经批准量产。

样品类型决定费用口径

企业可把现有标准样、按现有产品修改的样品和按图定制样品分开说明。标准样可能直接从库存取件，修改样和定制样则涉及材料、加工或专用工装。页面不必公布固定价格，但要让采购知道哪些项目可能收费、何时给出样品报价，以及样品费能否抵扣后续订单只能以本次书面条款为准。

费用说明还要拆开样品本身、包装、运费和目的地税费。采购使用自己的快递账号时，应提交账号、服务级别和授权信息；由供应方代付运费时，销售在寄出前给出金额与币种。目的地进口许可、税费或承运限制由哪一方处理，也应在单次寄样安排中写明，避免把“包邮”误读为覆盖清关后的全部支出。

运输责任以交接记录为界

寄件岗位把包裹交给承运人后，应保留取件时间、运单号、箱数、重量和装箱清单。页面可以说明企业会提供哪些交接信息，不能承诺承运人的运输时效或全程状态。出现延误、丢失或外箱破损时，采购先提交运单号、收货照片和缺失明细，销售或物流人员再按承运单据判断查询、索赔或补寄路径。

包装标识要能对应申请内容

样品包装上的型号、数量和样品状态要与装箱清单一致。客户按指定图纸或版本申请时，寄件资料还应带上双方确认的图号或版次，防止收货后把不同轮次样品混在一起。易损部位、防潮要求或开箱顺序有明确条件时，包装说明写到对应箱号，不用笼统的“注意保护”代替。

申请表至少收集收件公司、地址、联系人、电话、邮编、样品型号、数量和用途。客户还需说明目的地是否有限制品类、指定承运人或快递账号。销售确认信息后再生成寄样安排；取件完成后发生地址变更，物流人员应根据承运状态回复能否改派，不能直接覆盖原收货信息。

收货人拿到样品后，应按装箱清单检查型号、数量和外观，并把测试用途、条件与反馈期限带回本次样品记录。样品通过内部试用，只能说明本次样件在对应条件下的反馈，量产仍需按双方确认的图纸、检验要求和订单条款执行。样品费规则、包装方式或承运流程变化后，负责寄件的岗位要复查页面，避免销售继续引用旧口径。