询盘资料包要记录版本、适用型号和销售发送状态

网站收到询盘后，销售往往从电脑里找一份产品目录，再从群聊下载几张证书和案例图，临时压成文件包发给客户。下一位销售可能发送另一套版本。客户回信引用旧型号或过期参数时，团队很难确认他看过哪些文件，也无法判断报价单该按哪个版本准备。资料包需要纳入询盘记录，不能只当作邮件附件。

资料包先确定适用范围和版本

运营人员为每套资料包建立 package_id 和版本号，并记录语言、客户类型、适用产品族、公开级别、负责人、审核时间与失效日期。资料包可以面向经销商、终端采购或工程人员，但一套文件不必覆盖所有角色。客户只咨询某个型号时，销售应发送与该型号有关的资料，减少无关文件，也避免把内部图纸或未确认参数带出去。

台账还要区分草稿、可发送和已停用状态。负责人审核完包内文件后才能把状态改为可发送；某个型号停产、参数变更或证书到期时，先停用受影响的版本，再通知曾经发送该资料的销售。共享目录中只把当前可发送版放在默认入口，历史版本保留查阅权限，但不继续作为新邮件附件。

包内文件也要保留自己的版本

资料包台账应列出每个文件的名称、文件类型、适用型号、修订号、来源部门和当前状态。产品手册要能对应公开型号，检测记录要注明对应批次或条件，证书扫描件则要检查主体、范围和有效期。文件更新后，负责人不能直接覆盖旧文件并沿用原版本号；他应创建新版本，同时保留旧包曾被哪些询盘使用的记录。

文件名应让客户和销售都能辨认，例如加入产品系列、语言和修订号。压缩包名称可包含 package_id 与版本，邮件正文写明适用产品和资料日期。客户要求二维图、报价附件或检测原件时，销售按权限另行确认，不把这些文件预先塞进通用资料包。

发送动作要回到询盘与报价记录

网站表单进入 CRM 或询盘台账后，至少保留 inquiry_id、来源 URL、客户询问型号和负责销售。销售发送资料时补充 package_id、版本号、发送时间、渠道和收件人。客户在邮件或聊天中提出的新条件也写回同一条询盘，例如材料替换、数量、交期或包装要求，后续报价人员才能分清哪些信息来自网站，哪些是沟通后新增。

报价前核对客户看到的那一版

销售准备报价单前，先打开发送记录，确认资料包里的型号、参数和当前图纸是否仍有效。如果产品手册已经更新，要告诉客户具体变动，并记录他确认采用的版本。报价单生成后再把 quote_id 回填到询盘记录，使资料包、客户补充条件和最终报价能够相互查到。

验收这套流程时，可以选一条测试询盘，从产品页提交表单，发送指定版本的资料包，再把回复条件转给报价人员。检查来源 URL、型号、资料包版本、发送人和报价编号是否都留在同一条记录中。页面上线检查仍包括 title、H1、canonical 和表单提交状态；资料包本身则由负责人按失效日期复核，过期版本停止新发送，但历史询盘中的发送记录继续保留。